Compliance: Hinweisgebersystem
Über das Hinweisgebersystem, haben alle Personen die Möglichkeit, Hinweise anonym und ohne Risiko persönlicher Konsequenzen zu melden. Mit Einführung des Hinweisgebersystems setzen das Landeskrankenhaus (AöR) und seine Einrichtungen die EU-Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, um.
Die Meldeplattform wird über den externen Anbieter MedCompliance (RA Prof. Dr. Spaetgens) zur Verfügung gestellt. Die Hinweise werden extern gesammelt und bearbeitet. Oberstes Prinzip der hier verwendeten Meldeplattform ist der Schutz des Hinweisgebers.
Zur Meldeplattform (Hinweis geben)
Über diesen Link gelangen Sie zum Hinweisgeber-Portal unseres externen Dienstleisters für unsere Unternehmens-Compliance.
Vorgehen
- Mitarbeitende und Dritte im betrieblichen Kontext des Landeskrankenhauses (AöR) und der ConMedico MVZ gGmbH können Verstöße gegen geltende Gesetze und Rechtsvorschriften sowie unternehmenseigene Richtlinien, Verfahrens- oder Arbeitsanweisungen über ein integriertes Hinweisgebersystem melden.
- Meldende erhalten innerhalb von 7 Tagen eine Bestätigung über den Eingang ihres Hinweises. Nach Abgabe des Hinweises haben die Hinweisgeber über einen PIN die Möglichkeit, die Nachverfolgbarkeit ihrer Meldung nachzuvollziehen. Im Rahmen dieser Nachverfolgbarkeit wird die Anonymität ebenso gewahrt.
- Eingehende Hinweise werden von der internen Meldestelle (MedCompliance) auf Stichhaltigkeit geprüft. Liegt diese Stichhaltigkeit vor, erfolgen interne Untersuchungen und ggf. die Kontaktaufnahme mit dem Hinweisgeber über das Hinweisgebersystem. Nach abgeschlossener Prüfung wird ein Maßnahmenvorschlag an das Landeskrankenhaus (AöR) formuliert und zugesendet. Liegt keine Stichhaltigkeit vor, wird das Verfahren eingestellt.
- Bei Durchführung von Folgemaßnahmen (Offenlegung der Identität oder Rückschluss auf Identität möglich) basierend auf der Meldung des Hinweisgebers ist die schriftliche Einwilligung in die Weitergabe der Informationen des Meldenden erforderlich.
- Eine finale Rückmeldung zu seinem gemeldeten Hinweis kann der Hinweisgeber innerhalb von 3 Monaten erwarten. Die Rückmeldung umfasst die Mitteilung geplanter sowie bereits ergriffener Folgemaßnahmen, sowie die Gründe hierfür.
Das Verbot und die Unterlassung von Repressalien gegenüber Hinweisgebern werden seitens des Landeskrankenhauseses (AöR), sowie der ConMedico MVZ gGmbH zu jeder Zeit beachtet.
Textbeschreibung der Grafik
Inhalt des Schaubilds "Hinweisgebersystem nach EU-Richtlinie (Landeskrankenhaus)"
Das Schaubild beschreibt in mehreren Abschnitten den Ablauf und die Grundsätze des Hinweisgebersystems im Landeskrankenhaus gemäß EU-Richtlinie. Es ist in vier Hauptbereiche gegliedert:
1. Was melde ich über das Hinweisgebersystem?
Zwei Arten von Missständen können gemeldet werden:
- Missstände oder Verstöße, die gegen Gesetze und Rechtsvorschriften verstoßen und Bußgelder oder strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen können.
- Missstände gegen Arbeitsanweisungen, interne Richtlinien und Vorgaben.
2. Wo melde ich einen Hinweis?
- Das Meldeportal wird von einem externen und unabhängigen Dienstleister namens MedCompliance betrieben.
- Sie finden das Portal im Intranet über den Quicklink „Meldewesen“ oder auf der Homepage unter dem Punkt „Compliance“.
3. Grundsätze der Hinweisgeberrichtlinie
- Jede Person, die mit dem Unternehmen in Verbindung steht, kann Hinweise einreichen.
- Eine anonymisierte Meldung ist möglich; der Schutz der meldenden Person steht im Fokus.
- Die inhaltliche Bearbeitung erfolgt unabhängig von dienstlichen Weisungen.
- Die genannten Daten der meldenden Person, sowie Angaben, die auf andere Personen schließen lassen, werden nur von der externen Stelle zur Prüfung verwendet.
- Diese Stelle wahrt die Vertraulichkeit der Identität.
- Die Angabe persönlicher Daten ist freiwillig.
4. So läuft der Meldeprozess ab
Der Prozess ist in fünf Schritte unterteilt:
- Abgabe der Meldung über das Meldeportal.
- Freiwillige Angabe persönlicher Daten möglich.
- Nach Abgabe des Hinweises erhält die meldende Person einen PIN, mit dem sie sich im Meldeportal anmelden kann, um den Bearbeitungsstand zu verfolgen und ggf. mit MedCompliance zu kommunizieren.
- Innerhalb von 7 Tagen wird eine Eingangsbestätigung der Meldung übermittelt.
- Die Meldung wird von der externen Stelle auf Stichhaltigkeit geprüft.
- Spätestens nach 3 Monaten erhält die meldende Person eine Rückmeldung, welche Maßnahmen ergriffen wurden oder geplant sind.
Hinweisegebersystem kurz erklärt
Das Schaubild erläutert die Grundsätze und den Ablauf des Hinweisegebersystems in einer anschaulichen Übersicht. Sie können es hier als PDF herunterladen.
Grundsätze des Hinweisgebersystems
Anonymität
- Die Eingaben im Hinweisgebersystem können anonym abgegeben werden. Auf freiwilliger Basis können personenbezogene Daten hinterlegt werden. Angaben zum Meldenden, zu beteiligten Personen und weiteren Inhalten der Meldung, die auf beteiligte Personen schließen lassen, werden ausschließlich der benannten Meldestelle (MedCompliance) zur stichhaltigen Prüfung, bekannt.
- Bei Durchführung von Folgemaßnahmen (Offenlegung der Identität oder Rückschluss auf Identität möglich) ist die schriftliche Einwilligung in die Weitergabe der Informationen des Meldenden erforderlich.
Freiwilligkeit
- Alle Meldungen im Hinweisgebersystem erfolgen auf freiwilliger Grundlage. Ebenso erfolgt die Namensnennung bei einer Meldung auf freiwilliger Grundlage und ist nicht verpflichtend. Sofern ein Hinweis an das Landeskrankenhaus (AöR) und seine Einrichtungen weitergeleitet werden soll, muss vorab der Meldende um Freigabe der personenbezogenen Daten erfragt werden.
Sanktionsfreiheit
- Hinweisgebern drohen keinerlei Sanktionen. Das Verbot und die Unterlassung von Repressalien gegenüber Hinweisgebern werden beachtet.
Unabhängigkeit
- Die inhaltliche Arbeit der internen Meldestelle (MedCompliance) erfolgt unabhängig von dienstlichen Weisungen durch das Landeskrankenhaus (AöR) oder die ConMedico MVZ gGmbH.
Vertraulichkeit
- Die personenbezogenen Daten werden nicht an Dritte weitergegeben. Alle Meldungen im Hinweisgebersystem sowie die damit verbundenen Prüfungen werden vertraulich behandelt. Die Beteiligten sind nicht berechtigt, Informationen an Unbefugte zu geben. Sie haben Stillschweigen zu bewahren.
- Die Verpflichtung der Vertraulichkeit gilt über die Zeit der Funktionsübernahme hinaus.
- Bei Durchführung von Folgemaßnahmen (Offenlegung der Identität oder Rückschluss auf Identität möglich) ist die schriftliche Einwilligung in die Weitergabe der Informationen des Meldenden erforderlich.
Zur Meldeplattform (Hinweis geben)
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